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完整是對檔案資源管理的重要要求。在前期調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，收集不完整是當(dāng)前重特大事件檔案工作存在的突出問題，導(dǎo)致重特大事件檔案資源價(jià)值不高，影響重特大事件應(yīng)對處置能力建設(shè)。出現(xiàn)這些問題的主要原因是前端控制缺失、保障措施不足等。為此，《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》）對重特大事件檔案收集工作提出了系列要求。貫徹實(shí)施好這些要求既是解決當(dāng)前重特大事件檔案完整性問題的需要，也是實(shí)施《通知》的重要任務(wù)。

重特大事件檔案收集工作要求

對重特大事件檔案收集工作，《通知》第3部分提出了7個(gè)方面要求。一是“有關(guān)主管部門開始處置重特大事件時(shí)就要提出檔案工作要求，落實(shí)檔案工作責(zé)任制”；二是“各有關(guān)單位在重特大事件的預(yù)防與應(yīng)急準(zhǔn)備、監(jiān)測與預(yù)警、應(yīng)急處置與救援、事后恢復(fù)與重建等各個(gè)環(huán)節(jié)，按照相關(guān)規(guī)定形成和留存各類文件材料，確保收集齊全完整、整理規(guī)范有序”；三是“鼓勵(lì)參加志愿服務(wù)的組織和個(gè)人留存相關(guān)記錄，并捐贈(zèng)給有關(guān)單位”；四是“重特大事件記錄不完整的，要通過媒體信息采集、口述信息采錄、社會(huì)征集等方式及時(shí)予以補(bǔ)充”；五是“參與重特大事件應(yīng)對管理的單位要及時(shí)向檔案部門通報(bào)相關(guān)信息”；六是“檔案主管部門要適時(shí)組織對檔案收集、管理情況進(jìn)行評估，存在問題的，督促指導(dǎo)相關(guān)單位及時(shí)采取措施加以補(bǔ)救”；七是“重特大事件檔案要按照規(guī)定向有關(guān)檔案館、檔案室移交”。這些要求既有體制機(jī)制方面的，也有方法和職能職責(zé)方面的。

從機(jī)制上為收集工作提供保障

為保障重特大事件檔案形成、收集工作順利進(jìn)行，首先要從體制機(jī)制建設(shè)和完善上下功夫，建立并完善有利于實(shí)現(xiàn)前端控制和從源頭上有效管控的體制機(jī)制。一是發(fā)揮協(xié)調(diào)機(jī)制作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作與重特大事件全過程管理工作同部署、同推進(jìn)、同落實(shí)。根據(jù)《通知》要求，后續(xù)各級重特大事件協(xié)調(diào)機(jī)制要相繼將檔案部門作為成員單位納入?yún)f(xié)調(diào)機(jī)制中，參加協(xié)調(diào)機(jī)制會(huì)議，承擔(dān)相應(yīng)職責(zé)。檔案部門在納入重特大事件協(xié)調(diào)機(jī)制后，應(yīng)及時(shí)發(fā)揮作用，利用協(xié)調(diào)機(jī)制召開會(huì)議、下發(fā)文件等機(jī)會(huì)，明確重特大事件協(xié)調(diào)機(jī)制各成員單位、相關(guān)人員的檔案管理責(zé)任，指導(dǎo)各成員單位和有關(guān)人員按照有關(guān)要求及應(yīng)急預(yù)案形成、收集檔案。二是壓實(shí)有關(guān)部門和單位的責(zé)任。各有關(guān)主管部門在開始處置重特大事件時(shí)就要提出檔案工作要求，明確負(fù)責(zé)檔案收集、整理、移交歸檔責(zé)任部門和責(zé)任人，將有關(guān)工作納入崗位要求。三是加強(qiáng)信息溝通。檔案部門不能及時(shí)了解重特大事件管理過程信息，不能及時(shí)對重特大事件檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，或開展檔案收集工作，是造成重特大事件檔案收集不完整的重要原因。因此，各參與重特大事件應(yīng)對管理的單位要及時(shí)向檔案部門通報(bào)相關(guān)信息，讓檔案部門及時(shí)了解重特大事件工作進(jìn)展情況，便于檔案部門及時(shí)跟進(jìn)相關(guān)工作。檔案部門要根據(jù)重特大事件工作進(jìn)展情況，提前制定方案，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和檔案收集、整理等相關(guān)工作。四是規(guī)范檔案的歸屬與流向，即明確相關(guān)檔案全宗歸屬。重特大事件檔案歸檔時(shí)，責(zé)任部門為一個(gè)單位的，其形成的檔案納入本單位檔案全宗進(jìn)行管理；責(zé)任部門分為主辦單位、協(xié)辦單位的，其形成的檔案納入主辦單位檔案全宗進(jìn)行管理；責(zé)任部門存在多個(gè)主辦單位或者分主辦、承辦單位的，其形成的檔案納入承擔(dān)活動(dòng)主要工作的單位全宗進(jìn)行管理或者協(xié)商確定；責(zé)任部門為多個(gè)單位不分主次、聯(lián)合開展工作的，其形成的檔案分別納入各單位全宗進(jìn)行管理；責(zé)任部門為臨時(shí)機(jī)構(gòu)的，其形成的檔案納入新設(shè)全宗或臨時(shí)機(jī)構(gòu)的主管單位全宗進(jìn)行管理；檔案全宗設(shè)置產(chǎn)生爭議的，由相關(guān)單位提交檔案主管部門予以處理。各單位在重特大事件應(yīng)對管理過程中形成的文件材料應(yīng)由業(yè)務(wù)部門收集整理后定期向本單位檔案室移交歸檔。保存在各單位檔案室的重特大事件檔案要按要求定期向檔案館移交進(jìn)館，其中臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案一般在其撤銷時(shí)向檔案館移交。

規(guī)范重特大事件文字材料形成

形成是收集的源頭，文件材料的形成質(zhì)量是做好收集工作的前提和基礎(chǔ)。一是在制定重特大事件文件材料歸檔范圍的同時(shí)，要將相關(guān)文件材料的形成納入重特大事件業(yè)務(wù)工作中，明確相應(yīng)文件材料的形成責(zé)任。比較可行的做法是在歸檔范圍和保管期間表中增加形成和歸檔責(zé)任欄（見下表）。二是對處置人員提前進(jìn)行文件材料形成和留存培訓(xùn)，提高擴(kuò)大事件處置工作人員文件形成和留存技能。三是在應(yīng)急物資準(zhǔn)備時(shí)注意做好文件材料形成和留存所需物資的應(yīng)急準(zhǔn)備，如書寫材料、文件夾、文件盒，與其他應(yīng)急處置物資同準(zhǔn)備、同發(fā)放、同使用。四是根據(jù)重特大事件不同管理階段特點(diǎn)開展文件材料的形成和留存工作。一般來說，重特大事件包括預(yù)防與應(yīng)急準(zhǔn)備、監(jiān)測與預(yù)警、應(yīng)急處置與救援、事后恢復(fù)與重建等環(huán)節(jié)，不同環(huán)節(jié)工作條件、緊急程度不同，需采取不同的方法。重特大事件發(fā)生具有隨機(jī)性和緊急性，處置階段工作一般會(huì)將挽救生命財(cái)產(chǎn)置于首位，事件處置工作人員用于形成和留存文件材料精力較少。為做好處置文件材料的形成和留存工作，最好是指定專人負(fù)責(zé)處置時(shí)形成文件材料的留存工作，做到文件材料日形成日留存。五是建立鼓勵(lì)志愿服務(wù)組織和個(gè)人制度。為進(jìn)一步保證重特大事件檔案的完整，《通知》提出“鼓勵(lì)參加志愿服務(wù)的組織和個(gè)人留存相關(guān)記錄，并捐贈(zèng)給有關(guān)單位”。這是根據(jù)重特大事件管理特點(diǎn)而提出的有效措施。但此項(xiàng)措施需要配套的激勵(lì)制度。因此各地區(qū)各部門各單位應(yīng)出臺(tái)志愿服務(wù)的組織和個(gè)人需留存重特大事件記錄的獎(jiǎng)勵(lì)措施。

做好文件材料補(bǔ)充收集

重特大事件工作具有緊急性特點(diǎn)，應(yīng)急處置現(xiàn)場文件材料的形成和留存存在一定的困難。為了確保重特大事件文件完整形成和留存，《通知》提出“重特大事件記錄不完整的，要通過媒體信息采集、口述信息采錄、社會(huì)征集等方式及時(shí)予以補(bǔ)充”。媒體信息采集一般通過社交媒體采集補(bǔ)充相關(guān)信息。社交媒體是指微信、微博、抖音等，信息形成者一般為社會(huì)組織或個(gè)人，所記錄信息于細(xì)微處見真章，且記錄要及時(shí)，這是補(bǔ)充留存重特大事件記錄的重要來源。征集方式可采用發(fā)布公告、定向收集等。但社交媒體信息收集時(shí)要注意做好信息甄別，采用信息互相印證等方式，剔除不真實(shí)信息?？谑鲂畔⒉射浖纯谑鰴n案或口述歷史，不少單位以離退休人員為對象開展了口述檔案采集工作并制定了管理辦法，具體要求可參考檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《口述史料采集與管理規(guī)范》（DA/T 59—2017），在此不做細(xì)述。需要注意的是，與搶救性口述史料采集不同，以重特大事件文件材料形成和留存為目的的口述信息采錄時(shí)效性要求較高，應(yīng)在重特大事件結(jié)束后盡快開展。社會(huì)征集是指向個(gè)人或社會(huì)組織征集有關(guān)檔案的行為，是檔案部門收集檔案的重要方式，也有較成熟的操作方法。但與媒體信息采集和口述檔案不同的是，社會(huì)征集有時(shí)不改變檔案所有權(quán)。檔案部門征集檔案方式一般有接受捐贈(zèng)、接收寄存、通過收購、代為保管、征購、接受移交等，其中接收寄存、代為保管所征集到的檔案不改變檔案所有權(quán)，而接受捐贈(zèng)方式由捐贈(zèng)協(xié)議確定檔案所有權(quán)。

及時(shí)開展評估工作

為保證收集完整，國家在產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、建設(shè)項(xiàng)目等類型檔案管理上采用了驗(yàn)收制度。實(shí)踐證明，這是保證檔案完整收集、規(guī)范整理的有效手段。為保證重特大事件檔案收集完整，《通知》提出“檔案主管部門要適時(shí)組織對檔案收集、管理情況進(jìn)行評估，存在問題的，督促指導(dǎo)相關(guān)單位及時(shí)采取措施加以補(bǔ)救”的要求，實(shí)質(zhì)上是要求建立重特大事件檔案收集管理評估制度，開展重特大事件檔案收集、管理情況評估工作。一是各地區(qū)各部門各單位要將評估制度納入重特大事件檔案管理制度，如制定自然災(zāi)害事故檔案、生產(chǎn)安全事故檔案等管理制度，要明確評估主（客）體、評估時(shí)間、評估內(nèi)容、評估方法等要求。評估內(nèi)容一般應(yīng)包括文件材料形成質(zhì)量、歸檔文件材料齊全完整性及檔案整理、移交歸檔情況等。評估時(shí)應(yīng)組成評估專家組，通過查看文件材料、評估案卷質(zhì)量等方式，形成評估意見，同時(shí)列出問題清單，明確整改時(shí)限。二是檔案部門要及時(shí)跟蹤掌握本地區(qū)本部門本單位重特大事件發(fā)生、處置、事后重建等的進(jìn)展情況，及時(shí)開展評估工作，一般應(yīng)在重特大事件應(yīng)對處置結(jié)束后盡快開展，從而能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，為補(bǔ)充收集贏得時(shí)間。如果重特大事件應(yīng)對處置結(jié)束后長時(shí)間未進(jìn)行評估，許多社會(huì)組織、個(gè)人手中留存的文件材料可能丟失、損毀，不利于問題歸零和補(bǔ)充收集。三是要做好問題整改歸零。評估是為了發(fā)現(xiàn)問題，補(bǔ)充缺少的文件材料，使重特大事件得到完整記錄。因此，對重特大事件檔案收集、管理情況進(jìn)行評估后要抓好問題的整改和歸零，對于需要補(bǔ)充的文件材料要督促有關(guān)單位及時(shí)補(bǔ)充，整理不規(guī)范的要責(zé)成有關(guān)單位整改，不放過任何一個(gè)問題。

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文章來源：《中國檔案》2023年3期