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利用是發(fā)揮檔案作用、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。利用不充分是當(dāng)前重特大事件檔案工作存在的問(wèn)題之一。為此，《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》（以下簡(jiǎn)稱《通知》）提出“要不斷提高重特大事件檔案利用效能”。持續(xù)提高重特大事件檔案利用效能是實(shí)施《通知》的重要任務(wù)。

一、有關(guān)要求

發(fā)生時(shí)間、發(fā)生地點(diǎn)都具有不確定性是重特大事件的特點(diǎn)，因此重特大事件檔案利用需求和特點(diǎn)與我們?nèi)粘n案利用服務(wù)也有很大的差別，這給檔案利用帶來(lái)了較大的難度，在重特大事件檔案利用快速響應(yīng)、跨層級(jí)跨地區(qū)跨部門(mén)調(diào)用、精準(zhǔn)提供等方面我們尚缺乏經(jīng)驗(yàn)，需要進(jìn)一步深入研究和探索?！锻ㄖ肪筒粩嗵岣咧靥卮笫录n案利用效能提出了4個(gè)方面的要求：一是對(duì)各級(jí)檔案主管部門(mén)提出要求，“要加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推動(dòng)檔案館、檔案室協(xié)同響應(yīng)、信息互通、資源共享，在符合保密規(guī)定前提下，實(shí)現(xiàn)重特大事件檔案跨地區(qū)跨部門(mén)跨層級(jí)查詢利用”。二是對(duì)各級(jí)各類檔案館、檔案室提出要求，“要建立重特大事件檔案服務(wù)快速響應(yīng)機(jī)制和綠色通道，主動(dòng)研判檔案利用需求，簡(jiǎn)化優(yōu)化檔案利用流程，優(yōu)質(zhì)高效做好查檔服務(wù)，及時(shí)精準(zhǔn)提供相關(guān)檔案資料”。三是對(duì)重特大事件檔案資源的深度開(kāi)發(fā)利用提出要求，要“整合有關(guān)部門(mén)和高等院校、科研機(jī)構(gòu)的力量，加強(qiáng)重特大事件檔案資源深度開(kāi)發(fā)，形成一批可借鑒、可復(fù)制的典型案例，為現(xiàn)實(shí)工作提供服務(wù)”。四是對(duì)各級(jí)檔案主管部門(mén)、檔案館、檔案室提出要求，“要明確相應(yīng)機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)重特大事件檔案工作”。貫徹好這些要求，是《通知》實(shí)施的重要任務(wù)。

二、采取措施實(shí)現(xiàn)重特大事件檔案的跨地區(qū)跨部門(mén)跨層級(jí)查詢利用

重特大事件的不確定性決定了其檔案利用人員、利用內(nèi)容的不確定性。這種不確定性決定了重特大事件檔案的跨地區(qū)跨層級(jí)跨部門(mén)利用是一種常態(tài)。如新冠肺炎疫情暴發(fā)初期，對(duì)非典時(shí)期檔案利用需求最迫切的是湖北省武漢市，但非典檔案主要保存在北京，武漢需要調(diào)用這些檔案存在很大難度。為了應(yīng)對(duì)這種跨地區(qū)跨層級(jí)跨部門(mén)檔案利用需求，要從以下3個(gè)方面著手加強(qiáng)相關(guān)工作。

一是加強(qiáng)統(tǒng)籌。即一旦重特大事件發(fā)生，對(duì)檔案調(diào)閱利用的時(shí)間要求是分秒必爭(zhēng)，檔案主管部門(mén)要第一時(shí)間協(xié)調(diào)指揮有關(guān)檔案館、檔案室快速響應(yīng)，統(tǒng)一行動(dòng)，分析重大事件檔案利用需求，協(xié)調(diào)保存有關(guān)重特大事件檔案的檔案室、檔案館快速提供檔案，與重特大事件檔案利用部門(mén)和人員精準(zhǔn)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)重特大事件檔案利用的跨地區(qū)跨層級(jí)跨部門(mén)快速調(diào)用，為重特大事件應(yīng)對(duì)管理部門(mén)提供更多的參考和借鑒，從而助力重特大事件應(yīng)對(duì)處置工作。

二是充分發(fā)揮協(xié)調(diào)機(jī)制作用。隨著《通知》的實(shí)施，各級(jí)檔案主管部門(mén)將陸續(xù)加入重特大事件工作協(xié)調(diào)機(jī)制。各級(jí)檔案主管部門(mén)在重特大事件檔案利用中要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)機(jī)制的作用，通過(guò)協(xié)調(diào)機(jī)制獲取信息，全面了解突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對(duì)進(jìn)展，精準(zhǔn)識(shí)別檔案利用對(duì)象和內(nèi)容等，提高檔案利用的精準(zhǔn)度。

三是加強(qiáng)重特大事件檔案利用工作的歸口。在檔案機(jī)構(gòu)，重特大事件檔案利用涉及檔案保管、利用、檔案信息技術(shù)等部門(mén)，加上重特大事件發(fā)生具有一定的危害性，其檔案利用勢(shì)必具有很強(qiáng)的緊急性，在檔案利用中極易多頭指揮、多頭對(duì)接，從而造成混亂，影響重特大事件檔案利用工作效率?！锻ㄖ诽貏e要求，“要明確相應(yīng)機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)重特大事件檔案工作”。為此，包括檔案主管部門(mén)、檔案館、檔案室等各級(jí)檔案部門(mén)，要實(shí)行重特大事件檔案工作歸口制度，在重特大事件檔案利用過(guò)程中，由相應(yīng)的部門(mén)和人員統(tǒng)一協(xié)調(diào)指揮，加強(qiáng)協(xié)同，從而提高重特大事件檔案利用效能。

三、提高檔案館檔案室重特大事件檔案利用效率

各級(jí)檔案館、檔案室是提供檔案利用的工作場(chǎng)所，是重特大事件檔案利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。根據(jù)《通知》要求，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作。

一是建立快速響應(yīng)機(jī)制。緊急是重特大事件檔案利用工作的顯著特點(diǎn)之一。為了應(yīng)對(duì)重特大事件檔案利用緊急的需求，檔案館、檔案室除需要指定部門(mén)或人員歸口負(fù)責(zé)外，還應(yīng)建立重特大事件檔案值班制，在重特大事件發(fā)生時(shí)能夠?qū)n案利用作出快速響應(yīng)。

二是要主動(dòng)研判需求，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。為實(shí)現(xiàn)重特大事件檔案利用的快速響應(yīng)，檔案館、檔案室應(yīng)實(shí)現(xiàn)“平戰(zhàn)結(jié)合”，在平時(shí)就做足功課。加強(qiáng)對(duì)重特大事件時(shí)檔案利用需求研究，梳理出參與重特大事件應(yīng)對(duì)管理的不同部門(mén)、不同人員在不同階段對(duì)不同檔案的利用需求，將各階段的有關(guān)人員對(duì)檔案利用內(nèi)容拉條掛賬，形成應(yīng)急方案。檔案館、檔案室不僅要提前準(zhǔn)備目錄，還要提前準(zhǔn)備檔案數(shù)據(jù)，工作人員提前熟悉館室藏重特大事件檔案內(nèi)容等。

三是簡(jiǎn)化利用流程。為實(shí)現(xiàn)重特大事件檔案利用快速響應(yīng)，檔案館、檔案室還要簡(jiǎn)化重特大事件檔案利用流程。如提前對(duì)重特大事件檔案進(jìn)行利用審核，在符合保密規(guī)定前提下，盡可能使重特大事件檔案開(kāi)放。簡(jiǎn)化重特大事件檔案查閱審批手續(xù)，如實(shí)現(xiàn)重特大事件檔案查閱現(xiàn)場(chǎng)審批或盡可能簡(jiǎn)化審批。還可以采用重特大事件檔案利用人員備案制，提前對(duì)重特大事件應(yīng)對(duì)管理部門(mén)利用檔案人員進(jìn)行備案，從而簡(jiǎn)化檔案利用時(shí)身份核驗(yàn)工作。

四是主動(dòng)送檔案信息上門(mén)。重特大事件發(fā)生后，往往需要大量人力物力投入到應(yīng)對(duì)處置工作中，應(yīng)對(duì)處置部門(mén)人力物力緊張。此時(shí)，檔案館、檔案室最好能夠主動(dòng)將重特大事件檔案信息送達(dá)正在承擔(dān)或參加重特大事件應(yīng)對(duì)管理的單位和人員，從而更加快速地響應(yīng)利用需求。

五是用好重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于提高檔案利用效率具有獨(dú)特的作用。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)檢索速度快，是手工檢索不能比擬的，可使檔案部門(mén)快速響應(yīng)重特大事件應(yīng)對(duì)處置工作對(duì)檔案緊急利用的需求。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)可遠(yuǎn)程檢索并遠(yuǎn)程提供檔案信息利用，能滿足重特大事件應(yīng)對(duì)處置時(shí)人員活動(dòng)受限和跨地區(qū)跨層級(jí)跨部門(mén)異地查檔調(diào)檔的需求。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)可大幅度提高檢索檔案的準(zhǔn)確性，可滿足重特大事件應(yīng)對(duì)處置工作對(duì)高效率的檔案利用需求。因此，重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為重特大事件檔案跨地區(qū)跨部門(mén)跨層級(jí)利用奠定了基礎(chǔ)。已經(jīng)建設(shè)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的單位要做好利用授權(quán)，將重特大事件應(yīng)對(duì)管理部門(mén)人員納入數(shù)據(jù)庫(kù)檢索用戶。已經(jīng)著手重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)或沒(méi)有完成建設(shè)工作的單位要加緊數(shù)據(jù)充實(shí)工作。

四、做好重特大事件檔案資源深度開(kāi)發(fā)利用工作

深度開(kāi)發(fā)檔案資源是提高檔案利用效能的有效途徑。貫徹《通知》要做好以下工作。

一是開(kāi)展案例庫(kù)建設(shè)。案例具有典型、形象、易用等特點(diǎn)。以重特大事件檔案信息為基礎(chǔ)，就重特大事件應(yīng)對(duì)管理的方法以案例形式予以呈現(xiàn)，是進(jìn)一步發(fā)揮重特大事件檔案作用的有效措施?！锻ㄖ穼?duì)重特大事件檔案資源深度開(kāi)發(fā)工作重點(diǎn)要求就是“形成一批可借鑒、可復(fù)制的典型案例”。為此，檔案部門(mén)要整合力量，與重特大事件應(yīng)對(duì)管理部門(mén)、高等院校、科研機(jī)構(gòu)等合作，形成一批可借鑒、可復(fù)制的典型案例，匯總形成案例庫(kù)，為重特大事件應(yīng)對(duì)管理工作提供服務(wù)。重特大事件案例一般包括以下內(nèi)容：

（1）事件概述，包括時(shí)間、事件內(nèi)容、涉及范圍、事件損失等。如某化學(xué)儲(chǔ)罐發(fā)生爆炸，事故可概述為“某省某市某縣某鎮(zhèn)化工園區(qū)內(nèi)某化工有限公司化學(xué)儲(chǔ)罐發(fā)生爆炸事故，波及周邊16家企業(yè)。事故共造成78人死亡、76人重傷，640人住院治療，直接經(jīng)濟(jì)損失19.86億元。（2）事發(fā)地周邊環(huán)境，包括地理標(biāo)簽、行政級(jí)別、周邊環(huán)境、事件主體情況。（3）事件基本情況。包括事發(fā)時(shí)間、事件級(jí)別、事件類型、傷亡情況、涉事企業(yè)情況等。（4）事件演化過(guò)程。一般以時(shí)間順序，分階段將事件關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)表述清楚。（5）事件特點(diǎn)分析。（6）可吸取的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。

二是開(kāi)展重特大事件檔案匯編工作。編研成果可以縮短利用者獲取有用檔案信息的時(shí)間，并提高檔案利用的精準(zhǔn)度。具體做法是將重特大事件檔案按照事件進(jìn)行匯編，形成匯編型檔案編研成果。重特大事件檔案匯編型編研成果一般以事件為單位，以事件發(fā)生、處置、調(diào)查、事后重建的順序編排檔案。綜合檔案館還可以按重特大事件類別進(jìn)行重特大事檔案編排，形成多種類型重特大事件系列匯編成果。

三是開(kāi)展重特大事件規(guī)律特點(diǎn)研究。檔案館、檔案室保存有豐富的檔案資源，對(duì)于分析重特大事件發(fā)生、發(fā)展、處置等的規(guī)律具有得天獨(dú)厚的條件。為此，要發(fā)揮好這種優(yōu)勢(shì)，利用重特大事件檔案，開(kāi)展重特大事件研究，形成資政報(bào)告，為本地區(qū)本部門(mén)本單位預(yù)測(cè)、應(yīng)對(duì)、處置、事后重建等提供決策參考。如湖南省岳陽(yáng)市，在新冠肺炎疫情發(fā)生后，市檔案館迅速行動(dòng)，形成了7000多字的調(diào)研報(bào)告——《17年前岳陽(yáng)抗擊非典回顧與啟示——對(duì)我市當(dāng)前疫情防控的一點(diǎn)思考》，報(bào)送市委市政府領(lǐng)導(dǎo)，為全市防控工作提供參謀服務(wù)，得到了市領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。

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文章來(lái)源：《中國(guó)檔案》2023年第5期