《檔案征集工作規(guī)范》（DA/T 96—2023，以下簡稱《規(guī)范》）立足于各級檔案館檔案征集工作實踐，參考了相關(guān)行業(yè)征集工作的流程，對征集工作的原則、標準、范圍、程序等內(nèi)容進行了明確。《規(guī)范》由國家檔案局于2023年5月29日發(fā)布，2023年12月1日起正式實施。
一、制定過程
2020年，《規(guī)范》制定工作被列入檔案行業(yè)標準制修訂項目計劃，由國家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導司、云南省檔案局聯(lián)合起草。起草小組通過實地查看、電話調(diào)研等方式調(diào)研了全國多家檔案館，依據(jù)新修訂的檔案法的相關(guān)規(guī)定和征集工作實踐情況，確定《規(guī)范》的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，形成標準草稿。2022年5月，標準草稿公開征求意見，檔案部門高度重視，得到反饋修改意見92條。標準起草小組經(jīng)認真研究分析，采納吸收了42條意見，形成送審稿。2022年6月底，標準起草小組召開《規(guī)范》專家預(yù)評審會，根據(jù)審議意見作了進一步修改。2022年7月，《規(guī)范》通過全國檔案工作標準化技術(shù)委員會審查，經(jīng)國家檔案局批準發(fā)布。
二、編制背景
新修訂的檔案法第十七條規(guī)定，檔案館除按照國家有關(guān)規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案；第二十二條規(guī)定，“非國有企業(yè)、社會服務(wù)機構(gòu)等單位和個人形成的檔案，……可以協(xié)商指定檔案館代管，必要時可以依法收購或者征購”“向國家捐獻重要、珍貴檔案的，國家檔案館應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定給予獎勵”，這些為檔案征集工作的依法規(guī)范開展提供了法律依據(jù)。
同時，制定《規(guī)范》是適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展形勢，也是進一步豐富館藏檔案內(nèi)容，完善館藏檔案結(jié)構(gòu)的內(nèi)在要求。近年來，各級國家檔案館不斷加大檔案征集工作力度，開展了形式多樣的征集工作，征集到許多珍貴的檔案資料。如中國第二歷史檔案館接收了記錄南京大屠殺的珍貴檔案《拉貝日記》，北京市檔案館在官方歸集北京奧運會和冬奧會檔案的同時，還廣泛征集雙奧的民間記錄，豐富了雙奧之城檔案。許多檔案館開展紅色檔案、城市記憶、老照片等征集工作，得到社會各方面積極響應(yīng)。但由于征集工作缺少統(tǒng)一標準，在具體實踐中，各地檔案部門對檔案征集的范圍、途徑、方式和程序等方面理解和把握尺度不盡相同，有的還相互矛盾，給檔案的權(quán)屬和未來開放利用帶來隱患。實踐中，有的檔案館甚至將大量與檔案館定位不盡相符的檔案征集進館，造成資源的極大浪費。鑒此，對檔案征集工作進行規(guī)范，制定出臺征集工作行業(yè)標準，以保證征集檔案的客觀真實屬性和開放利用的價值，已成為檔案部門共識。
此外，目前已發(fā)布的檔案行業(yè)標準中，檔案技術(shù)類的標準偏多，管理和服務(wù)類的標準偏少?！兑?guī)范》的制定是檔案管理服務(wù)類標準化工作的有益嘗試，是傳統(tǒng)技術(shù)規(guī)范類標準轉(zhuǎn)向程序規(guī)范類標準的有益探索。為推動檔案征集工作健康有序開展，為征集工作提供工作指南和程序指導，是編寫《規(guī)范》應(yīng)有之義。
三、主要內(nèi)容
標準立足于各級國家檔案館檔案征集工作實踐，參考了相關(guān)行業(yè)征集工作的流程，對征集工作的原則、標準、范圍、程序等內(nèi)容進行了明確。
標準包含9章和3個規(guī)范性附錄：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、征集工作基本原則、征集范圍、征集標準、征集工作組織、征集工作程序、征集檔案的開放與利用，以及專家鑒定意見書、接受捐獻檔案登記表和購買檔案登記表3個規(guī)范性附錄。
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確定了檔案征集工作的基本原則。
1.依法依規(guī)原則
按照國家有關(guān)法律、法規(guī)開展檔案征集工作，保障維護檔案館、檔案捐獻者和檔案出售者的合法權(quán)益，這是檔案征集工作必須遵循的首要原則。一般說來，需征集的檔案受客觀條件影響，其權(quán)屬如所有權(quán)、著作權(quán)等往往具有多重性、復(fù)雜性等特點，這就要求檔案館在征集時要特別關(guān)注其來源、權(quán)屬等信息，保證征集手續(xù)完備準確，征集過程依法依規(guī)，否則將有可能因權(quán)責不明、權(quán)屬不清造成糾紛，給檔案館未來工作帶來被動。
2.檔案原件優(yōu)先原則
征集工作中可以征集到原件的，優(yōu)先征集原件。毋庸置疑，檔案原件的價值遠高于復(fù)制或復(fù)印件，只有當征集檔案原件的條件不具備時，比如國外征集檔案無法征集原件的，可考慮征集檔案復(fù)制件。但征集工作一定要防止出現(xiàn)大量征集復(fù)制件或原件與復(fù)制件不加區(qū)分地收集等情況，畢竟檔案館的設(shè)備設(shè)施如庫房、恒溫恒濕的保管條件的維護等是大量資金的投入，也是非常寶貴的資源，不能占據(jù)寶貴的資源大量保存檔案復(fù)制件。
3.接受捐獻優(yōu)先原則
檔案工作是公益性事業(yè)，受資金等方面的制約，不能將購買作為征集的主要方式補充館藏資源。實踐中，檔案館館藏的具有較高保存和研究價值的歷史檔案，很多是通過接受捐獻收集的。對于捐獻者，應(yīng)當根據(jù)其意愿舉行捐獻儀式，頒發(fā)捐獻證書；或以適當方式表揚或獎勵。
4.常規(guī)征集與重點征集相結(jié)合
常規(guī)征集與重點征集是征集工作不同的方面。常規(guī)征集是國家檔案館的一般性日常工作，重點征集是針對館藏缺失和工作需要而開展的工作。
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凡與本行政區(qū)相關(guān)的各個歷史時期政權(quán)機構(gòu)、社會組織、著名人物形成的檔案、具有典型地方特色或較高歷史、文化、科研價值等11大類檔案均可列入征集范圍，為征集工作實踐提供參考依據(jù)。各地檔案館要充分考慮本館館藏檔案的實際需要、結(jié)合未來本地區(qū)開發(fā)利用工作的預(yù)判，有效開展征集工作，真正將與本行政區(qū)相關(guān)的散存和散失的檔案征集進館，避免盲目征集、多頭征集和低端重復(fù)的反復(fù)征集。
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征集檔案的標準，首先，是具備憑證價值、參考價值、研究價值和文化傳承價值中的至少一方面價值；其次，是與本館館藏檔案的相關(guān)性。缺少相關(guān)性，征集進館意義缺失，開放利用針對性不強，勢必造成各種資源浪費；第三，來源清晰，合法可靠，權(quán)屬明確。如果檔案來源不明，權(quán)屬不清，不能服務(wù)檔案館今后的開放與利用，這種檔案不能予以征集。
?。ㄋ模┱骷ぷ鹘M織與程序
1.關(guān)于組織
在具體的檔案征集工作展開之前，征集工作組織應(yīng)該是健全的。首先，有明確的征集部門。承擔檔案征集的職責，能夠開展日常檔案征集工作。其次，有穩(wěn)定的專家隊伍。具備檔案、圖書、歷史、文博工作及相關(guān)領(lǐng)域的鑒定專家隊伍，能夠為征集工作的開展提供智力支撐。再次，有切合實際的征集規(guī)劃。檔案館應(yīng)當要著眼于自身定位、館藏實際，對征集工作作出總體規(guī)劃，并以此制定年度征集計劃，保證規(guī)范有序開展征集工作。
2.關(guān)于程序
征集工作按照征集調(diào)查、鑒定評估、確定征集方式和完成征集等程序開展，每一環(huán)節(jié)都要存檔記錄，方便日后備查。
征集部門在征集線索明確后，要認真核查征集檔案的類型、數(shù)量、完整程度、保管情況及其合法性；同時組織專家鑒定，對其真?zhèn)巍r值及估價進行鑒定評估。鑒定評估是征集工作的重要環(huán)節(jié)，尤其在以捐獻方式接受檔案時，通過此程序可以避免無序征集等情況的發(fā)生。同時，檔案價值鑒定需要引進智力資源，通過專家組評審形式進行綜合研判，并出具明確、一致的專家鑒定意見書。
鑒定評估完成后，征集工作按接受捐獻、購買和委托征集三種不同方式進行了具體描述。標準編寫組認為，無論采取何種方式，務(wù)必與捐獻者或出售者進行充分溝通與談判，明確捐獻或購買檔案的權(quán)屬、利用和公布等具體事項，明確捐獻或出售的相關(guān)工作方案；務(wù)必發(fā)揮各級檔案館議事決策機構(gòu)的作用，確保征集工作有序規(guī)范運行；務(wù)必留存好各個環(huán)節(jié)的工作記錄。
（五）征集檔案的開放與利用
征集檔案的開放與利用，應(yīng)該符合相關(guān)法律規(guī)定，如果購買合同或捐獻協(xié)議中對檔案的開放與利用有特殊約定的，一定要與捐獻者或出售者進行充分的溝通，應(yīng)從其雙方特殊約定，維護各方合法權(quán)益。
值得注意的是，如果捐獻者或出售者對于檔案的開發(fā)利用提出苛刻要求，影響檔案館公眾服務(wù)職能發(fā)揮，可以不征集相關(guān)檔案。
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