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制定背景

編制思路

主要內(nèi)容

1.總體原則和要求

《規(guī)范》關(guān)于電子檔案證據(jù)效力維護(hù)的總體原則和要求主要從法規(guī)遵從、管理性要求、技術(shù)性要求三方面提出。在法規(guī)遵從方面，《規(guī)范》注重與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的有效銜接，提出應(yīng)遵守GB/T 18894、GB/T 33480、DA/T 46、DA/T 48、DA/T 54、DA/T 63、DA/T 70等關(guān)于電子文件歸檔與電子檔案元數(shù)據(jù)管理的相關(guān)要求，維護(hù)電子檔案“四性”，確保電子檔案憑證效力得到有效維護(hù)。在管理性要求方面，嚴(yán)格按照《檔案法》明確的“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，提出應(yīng)建立安全可靠的電子檔案管理體系，保證電子檔案始終在受控、可信賴環(huán)境下存儲、保管和利用。在技術(shù)性要求方面，《規(guī)范》注重技術(shù)措施的開放性，認(rèn)為應(yīng)在不影響電子檔案長期保存與可用的前提下，采取必要的技術(shù)措施對電子檔案實(shí)施固化。在具體固化方法上，提倡采用電子檔案存證模式開展工作。

2.歸檔與移交過程要求

歸檔與移交過程涉及電子檔案管理主體、管理要求以及技術(shù)環(huán)境等的變化，對電子檔案證據(jù)效力維護(hù)工作意義重大?！兑?guī)范》結(jié)合GB/T 18894、DA/T 92等標(biāo)準(zhǔn)要求對電子檔案的來源、歸檔移交提交內(nèi)容、固化存證工作、存儲格式登記等提出要求。《規(guī)范》明確電子檔案應(yīng)來源于合規(guī)、可靠的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)或工具軟件，此要求與《電子檔案單套管理一般要求》等標(biāo)準(zhǔn)保持一致。在歸檔移交內(nèi)容上，《規(guī)范》要求歸檔移交時應(yīng)完整提交電子檔案及其元數(shù)據(jù)并開展真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測，保存檢測和交接記錄，確保電子檔案的真實(shí)和完整。在固化存證方面，《規(guī)范》提出按照DA/T48要求生成的電子檔案封裝包可直接以封裝包方式固化或驗(yàn)證，這主要考慮到基于XML的電子文件封裝包已包含電子簽名和鎖定簽名，實(shí)現(xiàn)了固化目標(biāo)，無需重復(fù)實(shí)施固化存證；為保證電子檔案的內(nèi)容安全和長期可用，《規(guī)范》提出應(yīng)在歸檔移交時對電子文件存儲格式進(jìn)行識別和登記，以便有效跟蹤電子檔案存儲格式的技術(shù)發(fā)展變化，適時開展格式轉(zhuǎn)換工作。

3.存儲和保管過程要求

電子檔案的存儲和保管是檔案管理的常規(guī)活動，伴隨電子檔案的整個管理周期，涉及存儲和保管的技術(shù)環(huán)境管控、管理活動紀(jì)實(shí)、定期校驗(yàn)檢查等方面的工作要求。技術(shù)環(huán)境管控是針對電子檔案存儲和保管的硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等環(huán)境的規(guī)定，《規(guī)范》要求電子檔案應(yīng)在安全、穩(wěn)定、可靠的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存儲保管，軟件系統(tǒng)功能、網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)級別、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)應(yīng)符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，并對電子檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)、測試以及系統(tǒng)部署等過程中同步留存的技術(shù)文檔材料提出規(guī)定。管理活動紀(jì)實(shí)要求對電子檔案在整個存儲和保管過程中的管理活動、操作行為等形成完整詳細(xì)的記錄，《規(guī)范》明確了電子檔案存儲和保管過程中涉及的關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、運(yùn)維管理、安全檢查和審計(jì)跟蹤等方面的記錄保存要求。定期校驗(yàn)檢查是確保電子檔案長期有效的關(guān)鍵活動，《規(guī)范》提出在電子檔案存儲和保管過程中宜定期開展檢測，校驗(yàn)檢查電子檔案的一致性并記錄和保存校驗(yàn)檢查結(jié)果。各單位可根據(jù)電子檔案的重要性、保管狀態(tài)、提供利用的活躍程度等自行設(shè)置檢測策略。

4.格式轉(zhuǎn)換過程要求

文件格式存在生命周期，在格式老化失效前應(yīng)及時對電子檔案開展格式轉(zhuǎn)換工作。由于不同文件存儲格式的格式標(biāo)準(zhǔn)、壓縮算法等存在差異，會導(dǎo)致電子檔案在格式轉(zhuǎn)換前后的數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)在一定程度上發(fā)生變化，容易造成電子檔案內(nèi)容的丟失。《規(guī)范》彌補(bǔ)了現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對格式轉(zhuǎn)換具體規(guī)定的不足，提出了電子檔案格式轉(zhuǎn)換前后的工作要求?！兑?guī)范》要求格式轉(zhuǎn)換前，應(yīng)對被轉(zhuǎn)換電子檔案進(jìn)行校驗(yàn)，對轉(zhuǎn)換系統(tǒng)實(shí)施安全檢查和環(huán)境清理，確保轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的合規(guī)性和操作環(huán)境的安全性。格式轉(zhuǎn)換后，應(yīng)通過系統(tǒng)捕獲或手工著錄方式增加與格式轉(zhuǎn)換及其操作相關(guān)的元數(shù)據(jù)并保持電子檔案與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，同時應(yīng)通過多種方式檢查轉(zhuǎn)換前后電子檔案在內(nèi)容表達(dá)上的一致性。轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)，宜依據(jù)電子檔案存證的規(guī)定重新開展固化操作。

5.提供利用過程要求

《規(guī)范》對電子檔案提供利用的工作程序、利用方式等提出了要求。在提供利用的工作程序上，《規(guī)范》明確電子檔案提供利用時應(yīng)查驗(yàn)申請人的合法身份，在電子檔案經(jīng)過授權(quán)并通過驗(yàn)證后提供利用。提供電子檔案時，宜根據(jù)證據(jù)使用需求同時提取電子檔案、元數(shù)據(jù)以及固化信息，并在提供利用過程中同步留存利用工作記錄。在提供利用的方式上，《規(guī)范》分別對使用離線方式、在線方式提供利用提出了要求，使用離線方式的，應(yīng)在拷貝前對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查、清理和殺毒，確保載體安全可靠；使用在線方式的，應(yīng)在接入應(yīng)用系統(tǒng)前確認(rèn)數(shù)據(jù)接口、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

6.電子檔案存證要求

電子檔案存證是對電子檔案或體現(xiàn)其真實(shí)性、完整性的相關(guān)信息實(shí)施固化、保存和驗(yàn)證的操作，一般實(shí)施存證的對象是電子檔案實(shí)體及其元數(shù)據(jù)?！兑?guī)范》結(jié)合司法領(lǐng)域的有關(guān)規(guī)則，對電子檔案存證的時機(jī)和可選的方式提出了規(guī)定。在時機(jī)選擇上，電子檔案宜在歸檔交接之時和格式轉(zhuǎn)換之后實(shí)施存證，這兩個節(jié)點(diǎn)均涉及電子檔案管理或電子檔案內(nèi)容的重大變化。須重新實(shí)施存證固定此時的電子檔案管理狀態(tài)，并在后續(xù)的管理過程中保持該狀態(tài)的一致性。在存證方式上，為方便不同類型檔案機(jī)構(gòu)科學(xué)開展電子檔案存證工作，《規(guī)范》提出了幾種不同存證方式。