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2023年5月29日，國家檔案局批準發(fā)布了《電子檔案證據效力維護規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》，DA/T 97—2023），并于2023年12月1日起正式實施。特別說明的是，實務部門在維護電子檔案證據效力時，首先應遵守法律法規(guī)和國家主管部門指導意見，《規(guī)范》作為非強制性標準，規(guī)定了各級各類檔案館（室）在電子文件歸檔與移交、電子檔案存儲與保管、格式轉換、提供利用等過程中維護電子檔案證據效力的一般要求與方法，適用于檔案館（室）電子檔案證據效力維護的規(guī)范化運作。

制定背景

“數字轉型”大背景下，社會經濟生活中電子文件（數據）大量產生，電子檔案效力問題逐漸引起各方重視。在我國現有電子檔案管理體系中，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）明確了“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，此外，《文書類電子檔案檢測一般要求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》以及系列元數據標準先后公布實施，對電子檔案“四性”維護起到了關鍵作用，電子檔案憑證效力得以保障。然而，在電子檔案提供利用過程時，部分電子檔案會以證據形態(tài)提交法院、仲裁機構或其他需要證明特定事項的場合，作為電子數據證據發(fā)揮證據效力。從現有司法實踐來看，有關電子數據證據的取證、存證、出示、驗真規(guī)則與檔案機構關于電子檔案管理的一般要求之間還存在一定的差異。彌合差異，保障、提升電子檔案證據效力工作既是增強電子檔案管理質量的重要舉措，也是“數字中國”戰(zhàn)略在檔案信息化領域中的具體落實。為此，起草組經過兩年多的研制，最終形成了《電子檔案證據效力維護規(guī)范》行業(yè)標準。標準立足電子檔案憑證效力的保障基礎，對標司法領域有關電子數據證據的相關規(guī)則，通過司法規(guī)則在電子檔案管理過程中的引入和融合，從而提升電子檔案的證據效力，更好地服務社會經濟發(fā)展需要。

編制思路

《規(guī)范》以《中華人民共和國檔案法》及國家電子檔案管理相關標準規(guī)范文件為依據，參照電子數據證據的相關規(guī)則，在電子檔案憑證效力維護要求的基礎上，系統(tǒng)梳理電子檔案證據效力維護工作涉及的術語定義、原則要求、過程管控和電子檔案存證等內容。主要思路有：提出電子檔案證據效力維護是對現有電子檔案憑證效力維護工作的進一步要求，是在憑證效力得到有效維護的基礎上，符合電子數據證據取證、存證、出證等規(guī)則的工作；明確電子檔案證據效力維護工作應在電子檔案生命周期的重要節(jié)點和關鍵過程中同步實施，《規(guī)范》對電子檔案在歸檔與移交、存儲和保管、格式轉換、提供利用四個環(huán)節(jié)采取的措施提出要求；提供電子檔案存證的策略，對存證時機、存證方式及要求加以規(guī)定。

主要內容

《規(guī)范》提出了電子檔案證據效力維護工作的總體性要求，明確了實現電子檔案證據效力維護目標需要在歸檔與移交、存儲和保管、格式轉換、提供利用等過程方面的要求，并提供了電子檔案存證的方法。

1.總體原則和要求

《規(guī)范》關于電子檔案證據效力維護的總體原則和要求主要從法規(guī)遵從、管理性要求、技術性要求三方面提出。在法規(guī)遵從方面，《規(guī)范》注重與現有標準規(guī)范的有效銜接，提出應遵守GB/T 18894、GB/T 33480、DA/T 46、DA/T 48、DA/T 54、DA/T 63、DA/T 70等關于電子文件歸檔與電子檔案元數據管理的相關要求，維護電子檔案“四性”，確保電子檔案憑證效力得到有效維護。在管理性要求方面，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》明確的“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，提出應建立安全可靠的電子檔案管理體系，保證電子檔案始終在受控、可信賴環(huán)境下存儲、保管和利用。在技術性要求方面，《規(guī)范》注重技術措施的開放性，認為應在不影響電子檔案長期保存與可用的前提下，采取必要的技術措施對電子檔案實施固化。在具體固化方法上，提倡采用電子檔案存證模式開展工作。

2.歸檔與移交過程要求

歸檔與移交過程涉及電子檔案管理主體、管理要求以及技術環(huán)境等的變化，對電子檔案證據效力維護工作意義重大?！兑?guī)范》結合GB/T 18894、DA/T 92等標準要求對電子檔案的來源、歸檔移交提交內容、固化存證工作、存儲格式登記等提出要求?！兑?guī)范》明確電子檔案應來源于合規(guī)、可靠的業(yè)務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)或工具軟件，此要求與《電子檔案單套管理一般要求》等標準保持一致。在歸檔移交內容上，《規(guī)范》要求歸檔移交時應完整提交電子檔案及其元數據并開展真實性、完整性、可用性和安全性檢測，保存檢測和交接記錄，確保電子檔案的真實和完整。在固化存證方面，《規(guī)范》提出按照DA/T48要求生成的電子檔案封裝包可直接以封裝包方式固化或驗證，這主要考慮到基于XML的電子文件封裝包已包含電子簽名和鎖定簽名，實現了固化目標，無需重復實施固化存證；為保證電子檔案的內容安全和長期可用，《規(guī)范》提出應在歸檔移交時對電子文件存儲格式進行識別和登記，以便有效跟蹤電子檔案存儲格式的技術發(fā)展變化，適時開展格式轉換工作。

3.存儲和保管過程要求

電子檔案的存儲和保管是檔案管理的常規(guī)活動，伴隨電子檔案的整個管理周期，涉及存儲和保管的技術環(huán)境管控、管理活動紀實、定期校驗檢查等方面的工作要求。技術環(huán)境管控是針對電子檔案存儲和保管的硬件、軟件、網絡等環(huán)境的規(guī)定，《規(guī)范》要求電子檔案應在安全、穩(wěn)定、可靠的硬件設備、軟件系統(tǒng)和網絡環(huán)境中存儲保管，軟件系統(tǒng)功能、網絡安全等級保護級別、系統(tǒng)運行維護應符合相應標準規(guī)范的要求，并對電子檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)、測試以及系統(tǒng)部署等過程中同步留存的技術文檔材料提出規(guī)定。管理活動紀實要求對電子檔案在整個存儲和保管過程中的管理活動、操作行為等形成完整詳細的記錄，《規(guī)范》明確了電子檔案存儲和保管過程中涉及的關鍵業(yè)務過程、運維管理、安全檢查和審計跟蹤等方面的記錄保存要求。定期校驗檢查是確保電子檔案長期有效的關鍵活動，《規(guī)范》提出在電子檔案存儲和保管過程中宜定期開展檢測，校驗檢查電子檔案的一致性并記錄和保存校驗檢查結果。各單位可根據電子檔案的重要性、保管狀態(tài)、提供利用的活躍程度等自行設置檢測策略。

4.格式轉換過程要求

文件格式存在生命周期，在格式老化失效前應及時對電子檔案開展格式轉換工作。由于不同文件存儲格式的格式標準、壓縮算法等存在差異，會導致電子檔案在格式轉換前后的數據存儲結構在一定程度上發(fā)生變化，容易造成電子檔案內容的丟失?！兑?guī)范》彌補了現有標準規(guī)范中對格式轉換具體規(guī)定的不足，提出了電子檔案格式轉換前后的工作要求?！兑?guī)范》要求格式轉換前，應對被轉換電子檔案進行校驗，對轉換系統(tǒng)實施安全檢查和環(huán)境清理，確保轉換系統(tǒng)的合規(guī)性和操作環(huán)境的安全性。格式轉換后，應通過系統(tǒng)捕獲或手工著錄方式增加與格式轉換及其操作相關的元數據并保持電子檔案與元數據之間的關聯，同時應通過多種方式檢查轉換前后電子檔案在內容表達上的一致性。轉換后的電子檔案及其元數據，宜依據電子檔案存證的規(guī)定重新開展固化操作。

5.提供利用過程要求

《規(guī)范》對電子檔案提供利用的工作程序、利用方式等提出了要求。在提供利用的工作程序上，《規(guī)范》明確電子檔案提供利用時應查驗申請人的合法身份，在電子檔案經過授權并通過驗證后提供利用。提供電子檔案時，宜根據證據使用需求同時提取電子檔案、元數據以及固化信息，并在提供利用過程中同步留存利用工作記錄。在提供利用的方式上，《規(guī)范》分別對使用離線方式、在線方式提供利用提出了要求，使用離線方式的，應在拷貝前對存儲介質進行檢查、清理和殺毒，確保載體安全可靠；使用在線方式的，應在接入應用系統(tǒng)前確認數據接口、網絡環(huán)境的安全性。

6.電子檔案存證要求

電子檔案存證是對電子檔案或體現其真實性、完整性的相關信息實施固化、保存和驗證的操作，一般實施存證的對象是電子檔案實體及其元數據。《規(guī)范》結合司法領域的有關規(guī)定，對電子檔案存證的時機和可選的方式提出了規(guī)定。在時機選擇上，電子檔案宜在歸檔交接之時和格式轉換之后實施存證，這兩個節(jié)點均涉及電子檔案管理或電子檔案內容的重大變化。須重新實施存證固定此時的電子檔案管理狀態(tài)，并在后續(xù)的管理過程中保持該狀態(tài)的一致性。在存證方式上，為方便不同類型檔案機構科學開展電子檔案存證工作，《規(guī)范》提出了幾種不同存證方式。

來源：《中國檔案》2024年第2期

作者：蘇州城市學院、蘇州大學?余亞榮 張照余