各設(shè)區(qū)市、楊凌示范區(qū)檔案局館,省委和省級國家機關(guān)各部門、各人民團體、省屬企事業(yè)單位檔案部門:
現(xiàn)將修訂后的《陜西省電子檔案移交與接收辦法》予以印發(fā),請結(jié)合實際貫徹執(zhí)行。
陜西省檔案局
2024年9月27日
陜西省電子檔案移交與接收辦法
第一章 總則
第一條 為進一步適應(yīng)全省檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型需要,進一步科學(xué)規(guī)范電子檔案移交與接收工作,確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《陜西省檔案條例》和國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》,結(jié)合本省實際制定本辦法。
第二條 本辦法適用于本省各檔案移交單位、各級國家綜合檔案館的電子檔案移交與接收工作。
第三條 本辦法所稱電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件及其相關(guān)信息的集合。
本辦法所稱電子文件是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中,通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。
第四條 各級檔案主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)電子檔案的移交與接收工作,檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實履行電子檔案的移交與接收職責(zé)。
第五條 各級國家綜合檔案館參照有關(guān)檔案進館范圍規(guī)定確定電子檔案接收范圍,包括記錄各單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的文書、科技、專業(yè)、會計、聲像等門類的電子檔案。
第六條 電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案,經(jīng)同級檔案主管部門批準(zhǔn)可以適當(dāng)延長移交時間。
第七條 電子檔案移交與接收工作貫徹以下要求:
(一)檔案移交單位應(yīng)當(dāng)按照本辦法規(guī)定做好電子檔案移交工作,屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案,應(yīng)當(dāng)依法依規(guī)按標(biāo)準(zhǔn)及時向同級國家綜合檔案館移交。
(二)各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)通過在線或離線的方式及時接收檔案移交單位的電子檔案,全面嚴(yán)格檢測所移交電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
(三)各級國家綜合檔案館和檔案移交單位應(yīng)當(dāng)采取必要有效措施,確保電子檔案交接過程中的絕對安全。
第二章 電子檔案的移交
第八條 檔案移交單位向同級國家綜合檔案館移交電子檔案時,應(yīng)當(dāng)移交電子檔案的目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)等,并符合以下基本要求。
(一)電子檔案的目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)存放有關(guān)電子檔案的目錄信息,與每份電子檔案相對應(yīng)。根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進行文件級或案卷級描述。數(shù)據(jù)項目至少應(yīng)當(dāng)包括序號、檔號、責(zé)任者、題名、日期、保管期限、密級、開放標(biāo)識、備注等。目錄文件一般采用XML格式移交。
(二)文書類電子檔案的正本、定稿、文件處理單以及確有必要保存的形成過程的重要修改稿等齊全、完整。電子公文的文件處理單、公文主體、其他附屬文件應(yīng)當(dāng)按照《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》(GB/T 39362)的歸檔格式要求移交;
計算機輔助設(shè)計和制造過程中形成的科技類電子檔案及其組件移交時應(yīng)當(dāng)齊全、完整。二維矢量檔案以SVG、SWF、WMF、EPS等格式移交,三維矢量檔案以STEP格式移交。其他科技類電子檔案的移交格式參照文書類電子檔案執(zhí)行;
移交的專業(yè)類電子檔案包括但不限于國家頒布的第一批、第二批專業(yè)檔案基本目錄所列內(nèi)容。帶有計算功能的電子表格或以數(shù)據(jù)庫形式存在的專業(yè)類電子檔案,如人口、環(huán)境、農(nóng)業(yè)、國土、礦產(chǎn)資源等各種普查性數(shù)據(jù),可以通過XML等跨平臺通用格式移交,或直接以原格式移交。以數(shù)據(jù)庫形式移交的專業(yè)類電子檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范》(DA/T 57)要求執(zhí)行;
聲像類電子檔案應(yīng)當(dāng)能夠系統(tǒng)、客觀地記錄本單位履行職責(zé)職能活動,以及活動的主要內(nèi)容、主要人物、主要場景等。照片類電子檔案以JPG、TIF格式移交,錄音類電子檔案以WAV、MP3格式移交,錄像類電子檔案以MP4、MPG、AVI、MXF格式移交;
公務(wù)電子郵件按照《公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則》(DA/T 32)的歸檔格式要求移交;
網(wǎng)頁、社交媒體類電子檔案以OFD、PDF、HTML等格式移交;
不符合移交格式的,應(yīng)當(dāng)在移交前完成格式轉(zhuǎn)換,在轉(zhuǎn)換過程中不得進行數(shù)據(jù)壓縮處理。
(三)電子檔案元數(shù)據(jù)是指描述電子檔案內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和管理過程的相關(guān)數(shù)據(jù),可以由計算機系統(tǒng)自動生成,采用XML格式移交,并符合《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 46)、《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》(GB/T 39362)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 54)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 63)、《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》(GB/T 42727)、《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁電子文件元數(shù)據(jù)》(GB/T 42147)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。
(四)檔案移交單位應(yīng)當(dāng)組織待移交電子檔案的目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù),形成電子檔案移交信息包。
(五)電子檔案移交信息包存儲結(jié)構(gòu)方面應(yīng)當(dāng)包括說明文件、目錄文件、電子檔案文件夾與其他文件夾。電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與元數(shù)據(jù)一起存放于電子檔案文件夾的子文件夾之下。移交信息包的存儲結(jié)構(gòu)見附件1。
第九條 檔案移交單位在向同級國家綜合檔案館移交電子檔案前,應(yīng)當(dāng)對電子檔案進行整理編目。移交電子檔案的整理編目一般要求如下:
(一)按照進館要求對移交電子檔案進行分類、排序和編號。
(二)實行電子檔案與其他載體檔案“雙套制”移交的,電子檔案應(yīng)當(dāng)與其他載體檔案區(qū)分進行單獨整理,并通過檔號等元數(shù)據(jù)與其他載體檔案建立對應(yīng)關(guān)系。
(三)同一全宗內(nèi)不同門類電子檔案按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行分類整理。
(四)一組關(guān)系密切的文書類電子檔案應(yīng)當(dāng)排列在一起。文書類電子檔案的檔號一般采用“全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-機構(gòu)(問題)代碼-件號”的方法標(biāo)識,并確保編號的唯一性。
(五)一組關(guān)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)排列在一起。每張數(shù)碼照片均應(yīng)當(dāng)編寫文字說明,文字說明應(yīng)當(dāng)包含時間、地點、人物、事由、拍攝者等基本要素。照片類電子檔案的檔號一般采用“全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-照片組號-張?zhí)?/span>”的方法標(biāo)識,并確保編號的唯一性。
(六)以件為管理單位整理錄音錄像電子文件,整理結(jié)果應(yīng)能保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機聯(lián)系,檔號一般采用“全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-問題代碼-件號”的方法標(biāo)識,并確保編號的唯一性。
(七)科技類電子檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822)、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》(DA/T 28)、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第10號)等要求進行分類和編號。
第十條 電子檔案移交應(yīng)當(dāng)采用在線或離線的方式進行:
(一)采用在線移交的,應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)向國家綜合檔案館移交電子檔案,一般通過電子政務(wù)網(wǎng)進行,不得使用因特網(wǎng)移交電子檔案。涉密電子檔案的在線移交接收應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。
(二)采用離線移交的,一般采用符合安全管理要求的光盤等作為電子檔案載體。光盤應(yīng)當(dāng)無污漬、無劃痕,符合《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤(BD-R)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 74-2019)、《檔案級可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+R 技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 38-2021)等標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進行光盤數(shù)據(jù)檢測,移交載體不得存儲任何與電子檔案無關(guān)的數(shù)據(jù);離線移交載體應(yīng)當(dāng)單個裝盒并在包裝盒外加貼標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)容見附件2;光盤表面禁止使用粘貼標(biāo)簽,檔案移交單位應(yīng)當(dāng)使用專門光盤標(biāo)簽書寫筆或?qū)S霉獗P標(biāo)簽打印機在光盤標(biāo)簽面進行載體標(biāo)注;
涉密電子檔案的離線移交應(yīng)使用涉密離線載體單獨移交,并嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。
第十一條 電子檔案移交工作流程主要包括:檔案移交單位將需要移交的電子檔案進行組織,形成電子檔案移交信息包,并對移交信息包進行檢測,形成登記表,提交電子檔案移交信息包(附件3)。
(一)檔案移交單位按照電子檔案移交范圍和時間要求確定待移交電子檔案,編制移交說明文件,存放與移交電子檔案有關(guān)的信息。
(二)檔案移交單位導(dǎo)出待移交電子檔案的目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù),形成電子檔案移交信息包(移交信息包存儲結(jié)構(gòu)參見附件1) ,并對電子檔案移交信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測(附件4),檢測合格后方可提交。
(三)檔案移交單位在線填寫(在線移交時)或填寫紙質(zhì)版(離線移交時)《電子檔案移交接收登記表》(附件5)。
第十二條 檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。
第三章 電子檔案的接收
第十三條 各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收系統(tǒng)平臺,開展電子檔案的接收、檢驗、轉(zhuǎn)換、存儲等工作。
第十四條 電子檔案接收工作流程主要包括:簽收電子檔案移交信息包,檢測電子檔案移交信息包,辦理交接手續(xù),入庫電子檔案等。
(一)國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)檢驗檔案移交單位提交電子檔案的內(nèi)容范圍、格式和質(zhì)量,合格后方可接收。發(fā)現(xiàn)不屬于進館范圍或不符合真實性、完整性、可用性和安全性要求的,應(yīng)當(dāng)退回檔案移交單位并責(zé)其改進。
(二)電子檔案檢驗合格后,交接雙方應(yīng)當(dāng)填寫《電子檔案移交接收登記表》,并加蓋公章和簽名,各自留存一份??刹捎秒娮有问讲⒁噪娮雍灻绞接枰源_認(rèn)。
(三)國家綜合檔案館在接收電子檔案后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)要求將電子檔案的移交接收過程、存儲等信息著錄補充到相關(guān)元數(shù)據(jù)中。
(四)國家綜合檔案館接收到電子檔案后,應(yīng)當(dāng)及時納入檔案數(shù)字資源庫管理,妥善保存電子檔案移交信息包、《電子檔案移交接收登記表》,完成電子檔案移交接收工作。
第十五條 國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案載體保存5年以上。
第四章 附則
第十六條 本辦法由陜西省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第十七條 各檔案移交單位和國家綜合檔案館移交、接收傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果參照本辦法執(zhí)行,其他單位移交接收電子檔案參照本辦法執(zhí)行。
第十八條 本辦法自印發(fā)之日起施行,原(試行)辦法自行作廢。
附件: 1.移交信息包的存儲結(jié)構(gòu)(示例)
2.電子檔案離線移交載體包裝盒標(biāo)簽樣式及說明
3.電子檔案移交接收工作流程圖
4.電子檔案真實性、完整性、可用性和安全性檢測基本要求
5.電子檔案移交接收登記表