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近年來，國家檔案局圍繞機關(guān)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展目標要求，積極推進數(shù)字檔案室建設(shè)，2014年發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，2015年啟動數(shù)字檔案室建設(shè)試點，2016年印發(fā)《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》，初步建立了標準和試點推進模式。2020年印發(fā)《國家檔案局關(guān)于進一步推進機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的意見》，引導各地區(qū)建立發(fā)展規(guī)劃，加快推進重點領(lǐng)域機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，提升檔案數(shù)字資源管理能力。目前，已有多個中央和國家機關(guān)在本級運行數(shù)字檔案室，部分省份建立了發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)標準，開展本行政區(qū)域內(nèi)的指導和評價工作。從總體上看，數(shù)字檔案室建設(shè)已在各地區(qū)各部門形成廣泛認同，機關(guān)單位普遍存在應(yīng)用需求。2024年3月1日起施行的《中華人民共和國檔案法實施條例》明確鼓勵有條件的機關(guān)開展數(shù)字檔案室建設(shè)。2024年9月國家檔案局公布《電子檔案管理辦法》（國家檔案局令第22號），進一步規(guī)范了電子檔案的管理。為了更好地指導各地區(qū)各部門應(yīng)對數(shù)字檔案室建設(shè)實踐中遇到的新問題新挑戰(zhàn)，結(jié)合中央文件精神要求，國家檔案局及時出臺新的《辦法》，提出新舉措，將數(shù)字檔案室建設(shè)由試點階段過渡到常態(tài)化推進階段。 

《辦法》制定，先后組織了2次專家研討，并面向全國檔案部門廣泛征求意見，收到139條意見建議，修改形成《辦法》送審稿。之后選取4家機關(guān)單位按《辦法》送審稿進行了數(shù)字檔案室建設(shè)預(yù)認定，在實踐中論證制定《辦法》的可行性，得到了充分認可。2024年12月經(jīng)國家檔案局批準印發(fā)。

《辦法》是落實黨中央、國務(wù)院部署的戰(zhàn)略需要。習近平總書記高度重視檔案工作，提出檔案工作要走向現(xiàn)代化。黨中央、國務(wù)院先后發(fā)布《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》《國務(wù)院關(guān)于加強數(shù)字政府建設(shè)的指導意見》等文件，提出實施“數(shù)字中國”戰(zhàn)略，加快推進“數(shù)字政府”建設(shè)。黨的二十屆三中全會《決定》提出“完善促進數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化政策體系”，強調(diào)“加快新一代信息技術(shù)全方位全鏈條普及應(yīng)用”。推進數(shù)字檔案室建設(shè)，是機關(guān)檔案工作把握新一輪科技革命新機遇，融入“數(shù)字中國”和推進“數(shù)字政府”建設(shè)的戰(zhàn)略選擇。 

《辦法》是貫徹落實檔案法及實施條例的法治需要。檔案法對電子檔案的法律地位作出了規(guī)定，要求電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，明確了電子檔案的要素要件，檔案法實施條例明確鼓勵有條件的機關(guān)開展數(shù)字檔案室建設(shè)。推進機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，也是機關(guān)依法管檔治檔，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要舉措。 

《辦法》是推動機關(guān)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的時代需要。在信息化浪潮下，各機關(guān)單位產(chǎn)生了大量的電子文件，這些文件如何歸檔和管理是目前機關(guān)檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)，亟須通過數(shù)字檔案室建設(shè)，加快改變機關(guān)傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)機關(guān)檔案現(xiàn)代化管理，保障機關(guān)檔案數(shù)字資源齊全完整，提升機關(guān)檔案工作資政服務(wù)水平。 

《辦法》是破解電子檔案單套制管理應(yīng)用落地堵點卡點的現(xiàn)實需要。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求推進黨政機關(guān)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件單套制歸檔，電子檔案單套制管理也得到諸多政策支持。但是實際工作中，依然存在頂層設(shè)計有待完善、信息化發(fā)展差異較大、業(yè)務(wù)流程有待貫通、多套并存多頭管理和利用共享效果不佳等阻礙因素，此次《辦法》出臺，加強了政策指導，更新檔案管理觀念，注重檔案數(shù)字資源要素建設(shè)，促進協(xié)同管理，有效串聯(lián)起單套制管理的各個環(huán)節(jié)，以期達到機關(guān)建成數(shù)字檔案室后即可滿足電子檔案單套制管理的效果。

1.落實中央要求 

《辦法》根據(jù)中辦、國辦《關(guān)于清理優(yōu)化創(chuàng)建示范和評比表彰活動的通知》《整治形式主義為基層減負若干規(guī)定》的文件要求， 去除了創(chuàng)建示范的內(nèi)容，調(diào)整了認定指標模式?！掇k法》明確數(shù)字檔案室建設(shè)是新形勢下機關(guān)檔案工作的方向和必然要求，數(shù)字檔案室認定是開展檔案數(shù)字資源管理能力和應(yīng)用效能驗證的重要措施，是對數(shù)字檔案室建設(shè)質(zhì)量進行把關(guān)的業(yè)務(wù)工作。

2.堅持改革方向 

《辦法》要求開展辦公自動化及業(yè)務(wù)電子化運行的機關(guān)應(yīng)當建設(shè)數(shù)字檔案室，運用信息技術(shù)賦能管理改革，進而推動機關(guān)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升機關(guān)檔案治理效能和服務(wù)水平，使機關(guān)檔案工作自覺融入和服務(wù)改革大局。 

3.推進分級管理

按照統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則，實行“建設(shè)過程”分級指導、“建設(shè)成果”分級認定，國家檔案局主要做好中央和國家機關(guān)及其所屬機構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)認定，各省級檔案主管部門負責所轄區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案室建設(shè)認定，同時賦予各地區(qū)因地制宜推進實施的自主權(quán)。 

4.明確認定范圍 

《辦法》規(guī)定納入國家綜合檔案館檔案接收范圍的機關(guān)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，應(yīng)當接受檔案主管部門的認定；其他機關(guān)可以根據(jù)本地區(qū)本系統(tǒng)工作需要，自愿接受認定。

5.簡化建設(shè)指標

《辦法》附帶的《數(shù)字檔案室建設(shè)指標》，全面梳理了以往工作中各單位反饋的指標理解和實現(xiàn)難點，并且融入新出臺法律法規(guī)及標準規(guī)范的有關(guān)要求，將原有百分制附加亮點分的定量評分細則標準，簡化為定性與定量結(jié)合的50項符合性認定指標模式，并去除了與實踐相脫節(jié)、理解易偏差的指標內(nèi)容。

6.推動館室銜接

《辦法》引導機關(guān)規(guī)范向檔案館移交電子檔案，提出通過數(shù)字檔案室認定的機關(guān)應(yīng)當按照規(guī)定定期向國家綜合檔案館移交電子檔案。明確國家綜合檔案館制定移交標準的職責，要求其提升電子檔案接收能力，保障電子檔案應(yīng)收盡收。 

7.強調(diào)過程管理

《辦法》強調(diào)了電子文件歸檔與電子檔案的全過程管理，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為電子檔案單套制管理的基礎(chǔ)性條件，用數(shù)字檔案室認定來規(guī)范開展電子文件歸檔、電子檔案管理和移交工作。建設(shè)指標也重點強調(diào)了檔案數(shù)字資源中電子檔案的要素要件和全過程管理，以及辦公自動化和業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能的實現(xiàn)和檔案管理系統(tǒng)銜接。僅完成傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果管理，而不進行電子檔案全過程管理的數(shù)字檔案室建設(shè)不能通過認定。 

8.鼓勵特色應(yīng)用

提升數(shù)字檔案室建設(shè)成果含金量，鼓勵人工智能等新技術(shù)應(yīng)用，輔助實現(xiàn)更加智能的檔案管理。同時希望機關(guān)單位根據(jù)業(yè)務(wù)特點，圍繞室藏特色，基于檔案數(shù)字資源開發(fā)特殊應(yīng)用。提倡百花齊放，避免數(shù)字檔案室建設(shè)千篇一律。 

9.著眼長遠發(fā)展

深入機關(guān)重點了解電子印章應(yīng)用、業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接、數(shù)字資源長期保存等關(guān)系電子檔案管理的問題，不斷創(chuàng)新手段措施，以攻克難點、解決問題為目標，儲備政策，精準發(fā)力。鼓勵通過數(shù)字檔案室認定的機關(guān)參與國家科研課題和相關(guān)試點，推動建設(shè)成果優(yōu)化升級，逐步向高水平邁進。

切實提高思想認識。國家檔案局貫徹落實中央有關(guān)部署，制定《辦法》對新形勢下機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)提出要求，今后不再開展創(chuàng)建示范數(shù)字檔案室的活動。各地區(qū)各部門要結(jié)合實際貫徹落實《辦法》，積極穩(wěn)妥推進機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)。 

強化學習宣傳培訓。國家檔案局通過報紙雜志網(wǎng)絡(luò)等平臺做好《辦法》的解讀，并計劃結(jié)合此次制定的《辦法》和指標內(nèi)容修改《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，并進行培訓。各地區(qū)各部門也要開展好本地區(qū)本行業(yè)內(nèi)的學習培訓工作。 

推動政策落地見效。動態(tài)關(guān)注開展信息化建設(shè)的機關(guān)單位，采取上門服務(wù)、集中交流、協(xié)作組研討等多種方式，在中央層面將實施電子文件歸檔與電子檔案管理成為現(xiàn)實，爭取有更多的中央和國家機關(guān)建成數(shù)字檔案室。指導各省級檔案主管部門貫徹落實《辦法》，及時制定實施細則，支持中西部省份開展數(shù)字檔案室建設(shè)工作，采取積極有效的推進策略，建設(shè)一批數(shù)字檔案室，自省級機關(guān)向下延伸實施，逐步形成覆蓋各領(lǐng)域、各層級的數(shù)字檔案室建設(shè)體系。 

做好試點收尾工作。對于前期在建試點單位，國家檔案局已印發(fā)通知做好銜接收尾，要求在10月底前完成任務(wù)，逾期不再受理。并委托各省級檔案主管部門按新《辦法》組織認定，通過認定后，報國家檔案局審核確認試點結(jié)果。

文章來源：《中國檔案》2025年第1期

作者單位：國家檔案局