國(guó)家檔案局辦公室近日印發(fā)《推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施辦法(試行)》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)?!掇k法》是在新形勢(shì)下貫徹落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略的重要舉措,也是貫徹落實(shí)檔案法及實(shí)施條例,統(tǒng)籌推進(jìn)數(shù)字檔案室科學(xué)建設(shè)與管理,引領(lǐng)機(jī)關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的基礎(chǔ)性文件,具有十分重要的意義。
一、制定 《辦法》的背景過程
近年來,國(guó)家檔案局圍繞機(jī)關(guān)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展目標(biāo)要求,積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè),2014年發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》,2015年啟動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn),2016年印發(fā)《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》,初步建立了標(biāo)準(zhǔn)和試點(diǎn)推進(jìn)模式。2020年印發(fā)《國(guó)家檔案局關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的意見》,引導(dǎo)各地區(qū)建立發(fā)展規(guī)劃,加快推進(jìn)重點(diǎn)領(lǐng)域機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè),提升檔案數(shù)字資源管理能力。目前,已有多個(gè)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)在本級(jí)運(yùn)行數(shù)字檔案室,部分省份建立了發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),開展本行政區(qū)域內(nèi)的指導(dǎo)和評(píng)價(jià)工作。從總體上看,數(shù)字檔案室建設(shè)已在各地區(qū)各部門形成廣泛認(rèn)同,機(jī)關(guān)單位普遍存在應(yīng)用需求。2024年3月1日起施行的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》明確鼓勵(lì)有條件的機(jī)關(guān)開展數(shù)字檔案室建設(shè)。2024年9月國(guó)家檔案局公布《電子檔案管理辦法》(國(guó)家檔案局令第22號(hào)),進(jìn)一步規(guī)范了電子檔案的管理。為了更好地指導(dǎo)各地區(qū)各部門應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)踐中遇到的新問題新挑戰(zhàn),結(jié)合中央文件精神要求,國(guó)家檔案局及時(shí)出臺(tái)新的《辦法》,提出新舉措,將數(shù)字檔案室建設(shè)由試點(diǎn)階段過渡到常態(tài)化推進(jìn)階段。
《辦法》制定,先后組織了2次專家研討,并面向全國(guó)檔案部門廣泛征求意見,收到139條意見建議,修改形成《辦法》送審稿。之后選取4家機(jī)關(guān)單位按《辦法》送審稿進(jìn)行了數(shù)字檔案室建設(shè)預(yù)認(rèn)定,在實(shí)踐中論證制定《辦法》的可行性,得到了充分認(rèn)可。2024年12月經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)印發(fā)。
二、印發(fā) 《辦法》的重要意義
《辦法》是落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院部署的戰(zhàn)略需要。習(xí)近平總書記高度重視檔案工作,提出檔案工作要走向現(xiàn)代化。黨中央、國(guó)務(wù)院先后發(fā)布《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)的指導(dǎo)意見》等文件,提出實(shí)施“數(shù)字中國(guó)”戰(zhàn)略,加快推進(jìn)“數(shù)字政府”建設(shè)。黨的二十屆三中全會(huì)《決定》提出“完善促進(jìn)數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化政策體系”,強(qiáng)調(diào)“加快新一代信息技術(shù)全方位全鏈條普及應(yīng)用”。推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè),是機(jī)關(guān)檔案工作把握新一輪科技革命新機(jī)遇,融入“數(shù)字中國(guó)”和推進(jìn)“數(shù)字政府”建設(shè)的戰(zhàn)略選擇。
《辦法》是貫徹落實(shí)檔案法及實(shí)施條例的法治需要。檔案法對(duì)電子檔案的法律地位作出了規(guī)定,要求電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī),明確了電子檔案的要素要件,檔案法實(shí)施條例明確鼓勵(lì)有條件的機(jī)關(guān)開展數(shù)字檔案室建設(shè)。推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè),也是機(jī)關(guān)依法管檔治檔,推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要舉措。
《辦法》是推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的時(shí)代需要。在信息化浪潮下,各機(jī)關(guān)單位產(chǎn)生了大量的電子文件,這些文件如何歸檔和管理是目前機(jī)關(guān)檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn),亟須通過數(shù)字檔案室建設(shè),加快改變機(jī)關(guān)傳統(tǒng)檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理,保障機(jī)關(guān)檔案數(shù)字資源齊全完整,提升機(jī)關(guān)檔案工作資政服務(wù)水平。
《辦法》是破解電子檔案單套制管理應(yīng)用落地堵點(diǎn)卡點(diǎn)的現(xiàn)實(shí)需要。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件單套制歸檔,電子檔案單套制管理也得到諸多政策支持。但是實(shí)際工作中,依然存在頂層設(shè)計(jì)有待完善、信息化發(fā)展差異較大、業(yè)務(wù)流程有待貫通、多套并存多頭管理和利用共享效果不佳等阻礙因素,此次《辦法》出臺(tái),加強(qiáng)了政策指導(dǎo),更新檔案管理觀念,注重檔案數(shù)字資源要素建設(shè),促進(jìn)協(xié)同管理,有效串聯(lián)起單套制管理的各個(gè)環(huán)節(jié),以期達(dá)到機(jī)關(guān)建成數(shù)字檔案室后即可滿足電子檔案單套制管理的效果。
三、把握 《辦法》的主要思路
1.落實(shí)中央要求
《辦法》根據(jù)中辦、國(guó)辦《關(guān)于清理優(yōu)化創(chuàng)建示范和評(píng)比表彰活動(dòng)的通知》《整治形式主義為基層減負(fù)若干規(guī)定》的文件要求, 去除了創(chuàng)建示范的內(nèi)容,調(diào)整了認(rèn)定指標(biāo)模式?!掇k法》明確數(shù)字檔案室建設(shè)是新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案工作的方向和必然要求,數(shù)字檔案室認(rèn)定是開展檔案數(shù)字資源管理能力和應(yīng)用效能驗(yàn)證的重要措施,是對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)的業(yè)務(wù)工作。
2.堅(jiān)持改革方向
《辦法》要求開展辦公自動(dòng)化及業(yè)務(wù)電子化運(yùn)行的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案室,運(yùn)用信息技術(shù)賦能管理改革,進(jìn)而推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型,提升機(jī)關(guān)檔案治理效能和服務(wù)水平,使機(jī)關(guān)檔案工作自覺融入和服務(wù)改革大局。
3.推進(jìn)分級(jí)管理
按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則,實(shí)行“建設(shè)過程”分級(jí)指導(dǎo)、“建設(shè)成果”分級(jí)認(rèn)定,國(guó)家檔案局主要做好中央和國(guó)家機(jī)關(guān)及其所屬機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)認(rèn)定,各省級(jí)檔案主管部門負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案室建設(shè)認(rèn)定,同時(shí)賦予各地區(qū)因地制宜推進(jìn)實(shí)施的自主權(quán)。
4.明確認(rèn)定范圍
《辦法》規(guī)定納入國(guó)家綜合檔案館檔案接收范圍的機(jī)關(guān)開展數(shù)字檔案室建設(shè),應(yīng)當(dāng)接受檔案主管部門的認(rèn)定;其他機(jī)關(guān)可以根據(jù)本地區(qū)本系統(tǒng)工作需要,自愿接受認(rèn)定。
5.簡(jiǎn)化建設(shè)指標(biāo)
《辦法》附帶的《數(shù)字檔案室建設(shè)指標(biāo)》,全面梳理了以往工作中各單位反饋的指標(biāo)理解和實(shí)現(xiàn)難點(diǎn),并且融入新出臺(tái)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的有關(guān)要求,將原有百分制附加亮點(diǎn)分的定量評(píng)分細(xì)則標(biāo)準(zhǔn),簡(jiǎn)化為定性與定量結(jié)合的50項(xiàng)符合性認(rèn)定指標(biāo)模式,并去除了與實(shí)踐相脫節(jié)、理解易偏差的指標(biāo)內(nèi)容。
6.推動(dòng)館室銜接
《辦法》引導(dǎo)機(jī)關(guān)規(guī)范向檔案館移交電子檔案,提出通過數(shù)字檔案室認(rèn)定的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定定期向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案。明確國(guó)家綜合檔案館制定移交標(biāo)準(zhǔn)的職責(zé),要求其提升電子檔案接收能力,保障電子檔案應(yīng)收盡收。
7.強(qiáng)調(diào)過程管理
《辦法》強(qiáng)調(diào)了電子文件歸檔與電子檔案的全過程管理,將數(shù)字檔案室建設(shè)作為電子檔案單套制管理的基礎(chǔ)性條件,用數(shù)字檔案室認(rèn)定來規(guī)范開展電子文件歸檔、電子檔案管理和移交工作。建設(shè)指標(biāo)也重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了檔案數(shù)字資源中電子檔案的要素要件和全過程管理,以及辦公自動(dòng)化和業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能的實(shí)現(xiàn)和檔案管理系統(tǒng)銜接。僅完成傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果管理,而不進(jìn)行電子檔案全過程管理的數(shù)字檔案室建設(shè)不能通過認(rèn)定。
8.鼓勵(lì)特色應(yīng)用
提升數(shù)字檔案室建設(shè)成果含金量,鼓勵(lì)人工智能等新技術(shù)應(yīng)用,輔助實(shí)現(xiàn)更加智能的檔案管理。同時(shí)希望機(jī)關(guān)單位根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn),圍繞室藏特色,基于檔案數(shù)字資源開發(fā)特殊應(yīng)用。提倡百花齊放,避免數(shù)字檔案室建設(shè)千篇一律。
9.著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展
深入機(jī)關(guān)重點(diǎn)了解電子印章應(yīng)用、業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接、數(shù)字資源長(zhǎng)期保存等關(guān)系電子檔案管理的問題,不斷創(chuàng)新手段措施,以攻克難點(diǎn)、解決問題為目標(biāo),儲(chǔ)備政策,精準(zhǔn)發(fā)力。鼓勵(lì)通過數(shù)字檔案室認(rèn)定的機(jī)關(guān)參與國(guó)家科研課題和相關(guān)試點(diǎn),推動(dòng)建設(shè)成果優(yōu)化升級(jí),逐步向高水平邁進(jìn)。
四、抓好 《辦法》的貫徹落實(shí)
切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)。國(guó)家檔案局貫徹落實(shí)中央有關(guān)部署,制定《辦法》對(duì)新形勢(shì)下機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)提出要求,今后不再開展創(chuàng)建示范數(shù)字檔案室的活動(dòng)。各地區(qū)各部門要結(jié)合實(shí)際貫徹落實(shí)《辦法》,積極穩(wěn)妥推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)。
強(qiáng)化學(xué)習(xí)宣傳培訓(xùn)。國(guó)家檔案局通過報(bào)紙雜志網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)做好《辦法》的解讀,并計(jì)劃結(jié)合此次制定的《辦法》和指標(biāo)內(nèi)容修改《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》,并進(jìn)行培訓(xùn)。各地區(qū)各部門也要開展好本地區(qū)本行業(yè)內(nèi)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作。
推動(dòng)政策落地見效。動(dòng)態(tài)關(guān)注開展信息化建設(shè)的機(jī)關(guān)單位,采取上門服務(wù)、集中交流、協(xié)作組研討等多種方式,在中央層面將實(shí)施電子文件歸檔與電子檔案管理成為現(xiàn)實(shí),爭(zhēng)取有更多的中央和國(guó)家機(jī)關(guān)建成數(shù)字檔案室。指導(dǎo)各省級(jí)檔案主管部門貫徹落實(shí)《辦法》,及時(shí)制定實(shí)施細(xì)則,支持中西部省份開展數(shù)字檔案室建設(shè)工作,采取積極有效的推進(jìn)策略,建設(shè)一批數(shù)字檔案室,自省級(jí)機(jī)關(guān)向下延伸實(shí)施,逐步形成覆蓋各領(lǐng)域、各層級(jí)的數(shù)字檔案室建設(shè)體系。
做好試點(diǎn)收尾工作。對(duì)于前期在建試點(diǎn)單位,國(guó)家檔案局已印發(fā)通知做好銜接收尾,要求在10月底前完成任務(wù),逾期不再受理。并委托各省級(jí)檔案主管部門按新《辦法》組織認(rèn)定,通過認(rèn)定后,報(bào)國(guó)家檔案局審核確認(rèn)試點(diǎn)結(jié)果。
文章來源:《中國(guó)檔案》2025年第1期
作者單位:國(guó)家檔案局